Privacy policy

Algemeen

De website www.offitel.be is eigendom van Offitel NV, met maatschappelijke zetel te Mieeënbroekstraat 33, 3600 Genk, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Limburg, afdeling Genk, en met BTW-nummer BE.0458.399.630 (hierna “Offitel” genoemd). Offitel wenst jou, de bezoeker van de website, door middel van deze Privacy policy te informeren over diens beleid rond hoe wij persoonsgegevens verwerken. Offitel neemt jouw privacy ter harte en treft dan ook alle passende maatregelen om jouw privacy te beschermen.

Deze policy bevat enerzijds de richtlijnen, die Offitel hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens, conform de doelstellingen en verplichtingen voortvloeiende uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming, nl. Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (in het kort ‘AVG’).

Via dit privacybeleid willen wij je zo transparant mogelijk uitleggen welke gegevens wij van jou verzamelen, waarom we deze verzamelen, hoe we deze gegevens gebruiken en hoe we hiermee omgaan. We verduidelijken tevens wat we doen om je privacy te beschermen, hoe je inspraak hebt en hoe je je privacy-rechten kan uitoefenen.

Artikel 1. Wanneer is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van klanten, professionele partners en elkeen die in contact komt met Offitel en/of vennootschappen verbonden met Offitel, in relatie tot onze producten en diensten.

Dit privacybeleid is eveneens van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan onze kantoren, contactpunten, websites, klantenportaal (‘mijn Offitel’), meedoet aan een marktonderzoek, survey, wedstrijd, actie of event, indien je contact hebt met onze verkoop-, promotie-, en/of andere medewerkers of op enige andere wijze gebruik maakt van onze producten en diensten. Ook de persoonsgegevens van prospecten/geïnteresseerden worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid.

Artikel 2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere – al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procédés – hetverzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

Offitel is als bedrijf met verschillende vestigingen in Vlaanderen gespecialiseerd als call center in het afhandelen van telefoonverkeer voor haar klanten, zowel inkomend (inbound) als uitkomend (outbound) telefoonverkeer.

In hoofdzaak is Offitel in het kader van haar dienstverlening verwerker van persoonsgegevens voor haar klanten. Offitel verzamelt persoonsgegevens, slaat deze op en verstrekt deze enkel op instructie van de klant. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer en haar uitvoeringsbesluiten, en de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016.

Offitel NV, met maatschappelijke zetel te Mieeënbroekstraat 33, 3600 Genk, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Limburg, afdeling Genk, en met BTW-nummer BE.0458.399.630 is de Verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat Offitel het doel en de middelen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens vaststelt.

Offitel telt enkele verbonden, doch handelend als aparte Verwerkingsverantwoordelijken, o.m.:

Memo Holding NV, met maatschappelijke zetel te Lokerenbaan 70, 9240 Zele, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent, afdeling Dendermonde, en met BTW-nummer BE.0679.617.929; Memo Holding NV is 100% eigenaar van:
- Memo Group NV, met maatschappelijke zetel te Lokerenbaan 70, 9240 Zele, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent, afdeling Dendermonde, en met BTW-nummer BE.0455.865.257; Memo Group NV is 100% eigenaar van:
  - Telewacht NV, met maatschappelijke zetel te Christine D’Haenstraat 20, 8000 Brugge, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Brugge, afdeling Brugge, en met BTW-nummer BE.0456.419.543;
  - Uw Secretaresse BV, met maatschappelijke zetel te Christine D’Haenstraat 20, 8000 Brugge, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Brugge, afdeling Brugge, en met BTW-nummer BE.0456.419.543.
Memo Medical VZW, met maatschappelijke zetel te Lokerenbaan 70, 9240 Zele, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent, afdeling Dendermonde, en met BTW-nummer BE.0641.922.739.
Offitel Medical VZW, met maatschappelijke zetel te Mieeënbroekstraat 33, 3600 Genk, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Limburg, afdeling Genk, en met BTW-nummer BE.0720.537.180.

Artikel 3. Jouw verantwoordelijkheden ten aanzien van diensten van derden

Onze websites vermelden soms links naar sites van derden waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit privacybeleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens indien u wenst gebruik te maken van deze links.

Onze site bevat links naar sociale netwerken zoals Facebook en Whatsapp. Deze laten u toe op deze platformen informatie te delen. Deze links worden beheerd door de sociale netwerken zelf. Bijgevolg hebben wij geen controle op de toepassingen die deze bedrijven met die links maken. Lees daarom aandachtig hun beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens indien u wenst gebruik te maken van deze links.

Artikel 4. Welke persoonsgegevens verwerken we?

De persoonsgegevens die je met ons deelt. We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch, schriftelijk (bijvoorbeeld door je via de website in te schrijven op onze nieuwsbrief, je inschrijft om ‘tips & tricks’ en/of ons magazine te ontvangen of ander formulieren op onze website, beurzen of events invult, je een e-mail stuurt, je inschrijft voor een wedstrijd, infomoment of lanceringevent met betrekking tot één van onze projecten, je inlogt op het klantenportaal en daar informatie deelt zoals een profielfoto en contactgegevens, etc.) of mondeling (wanneer je bijvoorbeeld een afspraak hebt in één van onze kantoren met een bouwadviseurs).

De persoonsgegevens die onze systemen verzamelen. Daarnaast registreren onze systemen ook persoonsgegevens die worden gegenereerd tijdens jouw gebruik van onze websites en het klantenportaal “Memoweb dashboard”. Zo zullen wij jou informeren dat onze gesprekken kunnen worden opgenomen voor kwaliteitscontrole op onze medewerkers.

De persoonsgegevens die wij verkrijgen van derden. We kunnen een deel van de gegevens verkrijgen via bedrijven die jouw gegevens aanvullen met informatie die ze ons mogen doorgeven. In dit geval laten wij jou steeds weten dat wij jouw gegevens via dergelijke bedrijven hebben verkregen en geven we jou steeds de mogelijkheid om aan te geven of u al dan niet nog wenst gecontacteerd te worden.

Artikel 5. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken we?

We onderscheiden verschillende categorieën van persoonsgegevens, die met elkaar kunnen gecombineerd worden:

Gebruikersgegevens: hiermee kunnen we je identificeren of contact met je opnemen (bijvoorbeeld je naam, adres (straat, nummer, postcode, stad, land), telefoon- en gsmnummer, faxnummer, je emailadres, je instructies, je bijlages, je adresboek, je website, je taalvoorkeur, je geboortedatum, eventuele afspraken in agenda, correspondentie, je IP-adres, je e-mailadres, je deelname aan onze acties, je gebruik van onze website etc.);
Medische gegevens: gevoelige informatie zoals medische gegevens van patiënten van de klanten;
Verkeersgegevens: deze technische gegevens hebben we nodig om onze elektronische communicatie vlot te laten verlopen, zoals uw IP-adres en surfgedrag;
Locatiegegevens: met deze gegevens kunnen we uw locatie vaststellen. Wij gebruiken deze gegevens om onze diensten af te stemmen op uw behoeften;
Financiële gegevens: Wij vragen gegevens op die verband houden met de betaling, zoals bijvoorbeeld je rekeningnummer, kredietinstelling, te betalen bedrag, etc.;
Gegevens van minderjarigen: In een beperkt aantal gevallen vragen wij gegevens op van minderjarigen (bijvoorbeeld naam en adres). Wij zullen dit steeds concreet toelichten en met de nodige zorg behandelen.
Anonieme gegevens: Wij gebruiken anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden en interne/externe rapportering. Deze gegevens zijn niet terug te brengen naar een bepaalde natuurlijke persoon. Zo kunnen wij bijvoorbeeld anonieme bevragingen organiseren in het kader van evenementen, opendeurweekends, etc.. deze anonieme bevragingen stellen ons in staat om onze huidige producten en diensten te evalueren en eventueel aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen. De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu.

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens over te maken aan Offitel. U bent zich er evenwel van bewust dat de weigering een aantal basisgegevens aan Offitel te verstrekken, tot gevolg kan hebben dat Offitel zich in de onmogelijkheid bevindt om u welbepaalde diensten te verlenen.

Artikel 6. Op basis van welke rechtsgrond verwerken we jouw persoonsgegevens?

Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

– In het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van overeenkomsten en in het kader van onze dienst na verkoop;

– Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;

– Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy.

Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.

Bovenstaande gegevens worden verwerkt met het oog op de uitvoering van de overeenkomst die u met Offitel heeft gesloten. De verwerking van uw persoonsgegevens geschiedt meer concreet in het kader van de levering op de overeengekomen plaats, alsook in het kader van de facturatie en de opvolging van de betaling van de factuur. Op basis van het online platform Offitelweb kan de klant de opvolging van de overeenkomst verzekeren en nagaan welke persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op de eventuele uitoefening van enige rechten (zie hierna).

Offitel steunt de verwerking van de persoonsgegevens in dit geval op het gerechtvaardigd belang dat het heeft bij de goede en effectieve uitvoering van de overeenkomst.

Offitel verwerkt bovenstaande gegevens met het oog op het optimaliseren van de inhoud en de werking van de website, overeenkomstig de behoeften van de bezoeker daarvan. Voor klanten die lid zijn van en toegang hebben tot Offitelweb en Offitelafspraken worden eveneens persoonsgegevens verwerkt en verstrekt zoals naam, adres, telefoonnummer, gsm nummer, e-mailadres. Voor zowel Offitelweb als Offitelafspraken is het van belang dat verzoeken of vragen van de klant in het kader van de dienstverlening op een adequate manier worden opgevolgd door middel van de online contactformulieren.

Voor deze verwerking beroept Offitel zich op het gerechtvaardigd belang dat Offitel heeft bij het aanbieden van een vlot toegankelijke, begrijpelijke, adequate, volledige en relevante website om zo een kwalitatieve dienstverlening te kunnen garanderen.

Persoonsgegevens worden verzameld van (contactpersonen of) elke andere partij waarmee Offitel zaken doet of van plan is zaken te doen (leveranciers, prospecten, andere handelspartners). Het verzamelen van deze persoonsgegevens gebeurt, rekening houdend met volgende doeleinden, namelijk het onderhouden van publiek relaties, zorgen voor het verbeteren van de organisatie en de service, direct marketing, marktonderzoek, statistiek en veiligheid. Deze gegevens worden verzameld met het oog op een betere uitvoering van de overeenkomst waarvan u partij bent, ingeval van noodzakelijkheid om in overeenstemming te zijn met wettelijke verplichtingen of het gerechtvaardigd belang van Offitel als organisatie in het kader van zijn activiteiten.

Wanneer het noodzakelijk is een vrije, geïnformeerde, specifieke en ondubbelzinnige toestemming te verkrijgen voor welbepaalde doeleinden (bijvoorbeeld direct marketing of marktonderzoek) zal enkel de verwerking van persoonsgegevens gebeuren ingeval Offitel zulke toestemming heeft verkregen.

Artikel 7. Voor welke doeleinden verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Wij verzamelen persoonsgegevens voor volgende concrete doeleinden:

– Om aanvragen over onze producten en diensten in behandeling te nemen:

Als je onze websites bezoekt en/of contact heeft met onze medewerkers om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer je je bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief. Alle informatie die wij in deze precontractuele fase over jou ontvangen, gebruiken we om jou van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze die jij aangeeft. Als je je hebt ingeschreven voor het ontvangen van de nieuwsbrief, is afmelding hiervoor op ieder moment mogelijk. Afmelden is mogelijk middels de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief. Ook wanneer je uiteindelijk beslist om met ons een overeenkomst te sluiten, zullen wij jou, voor het beheer van deze contractuele relatie, om een aantal persoonsgegevens vragen zoals naam, adres, geboortedatum, burgerlijke staat, e-mail, etc.

– Om u de beste service aan te bieden:

We houden je gegevens bij om onze klantenservice te verbeteren. Willen we onze producten en diensten correct opzetten, onderhouden en ondersteunen, dan hebben we die gegevens nodig. Op die manier kunnen we jou ook contacteren voor de volgende stap in onze samenwerking of om feedback over onze diensten te vragen. Om de kwaliteit van hun diensten te controleren, kan Offitel naar gesprekken luisteren tussen onze medewerkers en de Betrokkene uitsluitend met het oog op de controle van de kwaliteit van de telefoondienst. Offitel zal de betrokken partijen (werknemers en klanten) altijd vooraf op de hoogte brengen van de opname en het meeluisteren met telefoongesprekken. Indien gekozen werd voor de opname van de telefoongesprekken zal voor de vertrouwelijkheid hiervan gezorgd worden. Vanzelfsprekend worden enkel de telefoongesprekken waaraan men zelf deelneemt opgenomen. Er gebeurt geen eigenlijke verwerking van de identiteit en gegevens van de gesprekspartners naar een databank. De gesprekken worden opgenomen zonder verwerking.

– Om u te informeren over onze producten, diensten en activiteiten:

We kunnen jouw gegevens gebruiken om je te informeren over bestaande en nieuwe producten, diensten, speciale acties, workshops, evenementen, webinars, trainingen, vacatures en andere, om aan direct marketing te doen of om een profiel over jou op te maken zodat we jou kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor jou interessant zijn. Dat kunnen we zowel schriftelijk, elektronisch als telefonisch doen. We gebruiken jouw gegevens ook voor de nieuwsbrieven waarvoor je intekent. Je zal alleen communicatie per e-mail ontvangen als je hiervoor jouw toestemming hebt gegeven, voor zover die vereist is. We kunnen ook je surf- en leesgedrag analyseren en content maken voor onze websites of nieuwsbrieven die bij je wensen past. Dit doen we door jouw bezoeken te registreren, met de activiteiten die er plaatsvinden. Denk aan het bekijken van pagina’s of op links klikken. Zo kunnen we jou ook gemakkelijker toegang geven tot de informatie die je zoekt.

– Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen:

In een aantal gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties. Naast algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, moeten wij bijvoorbeeld uw rijksregisternummer doorgeven aan de nationale Deposito- en Cosignatiekas voor het stellen van de door de Wet Breyne vereiste Borg.

– Om onze prestaties op te volgen:

Wij kunnen je gegevens en profiel gebruiken om onze producten en diensten te evalueren. Dit doen we onder meer aan de hand van feedback van klanten over onze diensten (bijvoorbeeld via de tevredenheidsenquête), gegevens die we bekomen tijdens ons onderhoud met of onze tussenkomst bij klanten en vragen van klanten.

– Om eenieders veiligheid te garanderen:

In ons hoofdkantoor te Drongen word je gefilmd aan de inkom, receptie en wachtruimte door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer kunnen worden te voorkomen. Ook op onze werven kan je om diezelfde redenen gefilmd worden.

– Om studies, testen en statistieken bij te houden:

Wij kunnen je anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over de interesse in onze producten en diensten, het gebruik van onze diensten en/of de tevredenheid over onze producten en diensten. De gegevens die hierbij worden gebruikt zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om onze huidige producten- en dienstenen onze processen te evalueren en deze aan te passen op grond van nieuwe ontwikkelingen.

Offitel verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet voor enig andere doeleinde dan de doeleinden zoals hierboven vermeld, te verwerken, tenzij u Offitel daarvoor voorafgaandelijk en op uitdrukkelijke wijze toelating verleent. Offitel verzekert u dat uw persoonsgegevens niet worden bewaard, indien Offitel uw gegevens niet langer nodig heeft voor het verstrekken van diensten, of indien Offitel niet langer is gebonden aan een wettelijke bewaarplicht.

Artikel 8. Hoe beveiligen we jullie persoonsgegevens?

Offitel streeft ernaar je persoonsgegevens en privacy maximaal te beschermen, dit door middel van organisatorische en technische maatregelen. Offitel garandeert dat de verwerking van uw persoonsgegevens op een adequate, correcte en veilige wijze gebeurt. Indien u dit wenst, wordt u op een transparante wijze geïnformeerd over de verwerkingsprocedures en de genomen passende, technische en organisatorische maatregelen om enig verlies, vervalsing of onrechtmatige wijziging van, alsook onrechtmatige toegang tot de persoonsgegevens te voorkomen.

Onze medewerkers worden intern opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke informatie. Offitel beschikt ook over een interne IT-afdeling die met haar gespecialiseerd team instaat voor de veiligheid van onze IT-infrastructuur. Zij maken gebruik van allerlei technische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Bovendien hebben wij een audit uitgevoerd op de door ons getroffen beveiligingsmaatregelen. Moest er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor jouw persoonsgegevens, dan wordt je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot jouw persoonsgegevens is beperkt en onze werknemers worden zorgvuldig geselecteerd. Er wordt hen enkel toegang verleend tot jouw persoonsgegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Artikel 9. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?

Offitel verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet te verkopen, te verhuren, te verdelen of op enige andere wijze ter beschikking te stellen aan derden, tenzij de mededeling aan de derde geschiedt in het kader van een wettelijke verplichting. In uitzonderlijke gevallen verplicht dwingende wetgeving Offitel ertoe uw persoonsgegevens over te maken aan de bevoegde overheidsinstanties. Hetzelfde geldt wanneer een gerechtelijk bevel aan Offitel de verplichting oplegt om persoonsgegevens mee te delen aan een aantal personen die krachtens het gerechtelijk bevel bevoegd zijn om van de betreffende persoonsgegevens kennis te nemen.

Offitel maakt echter een voorbehoud voor de gedeeltelijke of gehele reorganisatie of een overdracht van de activiteiten van de onderneming. In dit geval worden met de bedrijfsactiviteiten ook uw persoonsgegevens overgedragen aan die derden, die betrokken zijn bij de overdracht en de vertrouwelijke onderhandelingen voorafgaandelijk aan de overdracht.

In de mate van het mogelijke zal Offitel u op de hoogte stellen van de doorgifte aan voormelde derden.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan derden, tenzij:

Aan onze rechtsopvolgers en de met Offitel NV verbonden vennootschappen. Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan onze eventuele rechtsopvolgers en aan de met Offitel verbonden vennootschappen (bijvoorbeeld om jullie op de hoogte te brengen van de producten en diensten die de met Offitel verbonden afdelingen en/of onderneming aanbieden), voor dezelfde doeleinden als vermeld in dit privacybeleid. Onze rechtsgrond hiervoor is de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die u met Offitel afsluit. Offitel is in deze context verwerkingsverantwoordelijk van jouw persoonsgegevens, behoudens indien de gegevens verwerkt worden door de met Offitel verbonden afdelingen en/of ondernemingen. Hiervoor verwijzen wij je door naar het privacybeleid van de respectievelijke verbonden afdelingen/ondernemingen).

Dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken we met Offitel verbonden afdelingen en/of ondernemingen samen, derde partijen of schakelen we onderaannemers in. NV Offitel Bouwbedrijven zal deze doorgifte beperken tot een minimum en tot hetgeen strikt noodzakelijk om een afgesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, jouw gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en wij voorzien daartoe adequate contractuele waarborgen. Zo zal een derde partij jouw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten jouw gegevens gewist worden van zodra de derde partij z’n opdracht heeft voltooid.

Er een wettelijke verplichting is.

Er een gerechtvaardigd belang is voor Offitel of de betrokken derde. We zullen je persoonsgegevens enkel doorgeven indien je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en je zal daar ook steeds transparant over worden ingelicht (behoudens in geval van wettelijke uitzonderingen).

Je ons daar toelating voor geeft. Indien Offitel in andere situaties persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming. Je hebt in dit geval steeds het recht je toestemming te weigeren of later je toestemming terug in te trekken.

Dit betreft voornamelijk de basis- identificatiegegevens (naam, e-mail adres, geboortedatum, postcode, geslacht). Deze informatie bevat onder andere met bijvoorbeeld directe identificatiegegevens, emailadressen, en informatie zoals professionele achtergrond, bouwvoorkeuren, gewenste materialen, financiële gegevens, indicaties van gemiddelde leeftijd, verdeling geslacht, taalkeuze en locatiegegevens.

Uw persoonsgegevens worden binnen Europa opgeslagen. Offitel poogt steeds persoonsgegevens zoveel mogelijk te verwerken binnen de EER en geeft in elk geval alleen gegevens door aan een niet-EER-land wanneer dat land een passend beschermingsniveau biedt in de zin van de GDPR, of binnen de grenzen die door dezelfde wet zijn toegestaan, bijvoorbeeld door te zorgen voor de bescherming van gegevens door middel van passende contractuele bepalingen.

Offitel kan een beroep doen op derde ontvangers zijnde, externe dienstverleners voor haar bedrijfsvoering. Aan deze externe dienstverleners kan Offitel directe en indirecte basis-identificatie gegevens, zoals identificatie, adres, voorkeuren en contactgegevens overmaken, om u te contacteren om de diensten van de externe dienstverlener te promoten, gesteund op de gerechtvaardigde belangen van de Verwerkingsverantwoordelijke Offitel en op basis van gerechtvaardigde belangen van de derde ontvanger, zijnde de externe dienstverlener. Offitel kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de verrichtingen van externe dienstverleners, en evenmin wanneer Offitel of deze externe dienstverleners Persoonsgegevens (moeten) overmaken op grond van (i) een wettelijke bepaling, (ii) een gewettigd belang, (iii) een uitdrukkelijk bevel van een toezichthoudende of administratieve overheid, (iv) een politie-, opsporings- of gerechtelijk onderzoek, of (v) een gerechtelijke beslissing.

Artikel 9. Worden mijn persoonsgegevens verwerkt buiten de EU?

Neen, er worden geen persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Zone.

Voor zover persoonsgegevens toch buiten de Europese Unie zouden worden verwerkt, zorgen wij er via contractuele of andere maatregelen voor dat die gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de Europese unie zouden genieten, conform de Europese regelgeving.

Artikel 10. Wat zijn je privacy-rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

Je hebt recht op toegang tot uw gegevens. Je kan ons op ieder ogenblik vragen of wij al dan niet persoonsgegevens van jou verwerken, en als wij ze verwerken, om die gegevens in te zien en informatie te ontvangen over:

De verwerkingsdoeleinden;
De betrokken categorieën van persoonsgegevens;
De ontvangers of categorieën van ontvangers;
Indien mogelijk de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
Het bestaan van je privacy-rechten en het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
De bron van de verwerkte gegevens;
Bij doorgifte buiten de EU: de passende waarborgen
Het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens in begrijpelijke vorm. Offitel kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt.

Je hebt het recht op verbetering van persoonsgegevens. Je bent gerechtigd alle onjuiste persoonsgegevens die op jou betrekking hebben kosteloos te doen verbeteren, alsook alle onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen. Om je gegevens up-to-date te houden vragen we je dan ook om ons elke wijziging te melden. Dit kan via e-mail op gdpr@Offitel.be of via jouw klantenportaal ‘Mijn Offitel’.

Je hebt het recht op gegevenswissing. Je hebt het recht, om zonder redelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt door Offitel;
wanneer je je toestemming intrekt en er geen andere grondslag is voor de verwerking;
wanneer je bezwaar maakt tegen verwerking van je persoonsgegevens en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking;
wanneer je persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
wanneer je persoonsgegevens moeten gewist worden om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
wanneer je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.

Je recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Je hebt het recht om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en je hebt het recht die gegevens aan een andere onderneming over te dragen, of Offitel te vragen deze gegevens rechtstreeks aan een andere onderneming over te dragen. In dat laatste geval sta je zelf in voor de juistheid van de gegevens en de veiligheid van het (e-mail) adres dat je voor overdracht opgeeft aan Offitel. Offitel heeft het recht dit te weigeren indien de rechtstreekse overdracht technisch niet mogelijk is. Overdraagbaarheid van persoonsgegevens is enkel van toepassing op persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt, gebaseerd op toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst.

Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert voor direct marketing doeleinden. Offitel zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij Offitel kan aantonen dat er dwingende en legitieme gronden voorhanden zijn die zwaarder wegen dan die van jou of wanneer de verwerking van je persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heb je te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor dergelijke marketing, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing. Wanneer je bezwaar maakt tegen verwerking ten behoeve van direct marketing, worden je persoonsgegevens niet meer voor deze doeleinden verwerkt.

Je bent gerechtigd om je toestemming te allen tijde in te trekken, indien een verwerking van uw persoonsgegevens is gesteund op de toestemming evenwel zonder dat dit afbreuk kan doen aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming die vóór intrekking werd gegeven.

Je kan je rechten schriftelijk uitoefenen, gericht aan Offitel Group NV per e-mail naar gdpr@Offitel.be. We hebben 30 dagen om je aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer we je aanvraag schriftelijk hebben ontvangen en alle vereiste informatie om aan je aanvraag te voldoen in handen hebben.

Om je rechten uit te oefenen en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, zullen wij je om een bewijs van je identiteit vragen door middel van een kopie van je identiteitskaart. Wij willen immers je privacy maximaal beschermen.

Je kan je rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter ervan. In dit geval hebben wij conform de privacywetgeving de keuze om ofwel je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening gehouden wordt met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstreken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen, ofwel te weigeren gevolg te geven aan het verzoek.

Onder de voorwaarden bepaald in de AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.

U kan Offitel vragen uw persoonsgegevens op deze wijze over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.

De verwerking van persoonsgegevens door Offitel gebeurt niet op basis van geautomatiseerde beslissingen, met andere woorden niet zonder enige menselijke tussenkomst.

Artikel 11. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

We dragen zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. We zullen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Zo worden gebruikersgegevens van prospecten 3 jaar bewaard. De persoonsgegevens van klanten worden 20 jaar bewaard, dit om de dienstverlening na verkoop te verzekeren en om onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen, zo zijn wij wettelijk verplicht fiscale en boekhoudkundige gegevens 7 jaar te bewaren. Gevoelige gegevens zoals bijvoorbeeld persoonsgegevens van minderjarigen worden een jaar bewaard. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens volledig geanonimiseerd of verwijderd.

Artikel 12. Hoe kan ik Offitel contacteren?

Voor meer informatie over dit privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je eenvoudig contact opnemen met Offitel via info@offitel.be.

Onze Data Protection Officer (DPO) is Michael De Decker, bereikbaar op het emailadres: michael.dedecker@Offitel.be en staat u graag bij bij al uw vragen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens.

Artikel 13. Aanpassingen aan ons privacybeleid

We kunnen op elk moment onze Privacybeleid aanpassen en stellen de meest recente versie ter beschikking op onze website www.offitel.be. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen. In geval van tegenstrijdigheid hebben de bijzondere voorwaarden die van toepassing zijn op specifieke producten en diensten voorrang op dit privacybeleid.

Indien wezenlijke aanpassingen worden doorgevoerd, neemt Offitel alle redelijke maatregelen om u op de hoogte te stellen, voordat de wijzigingen van kracht worden.

Artikel 14. Klachtenbehandeling

Indien u meent dat uw rechten als betrokkene worden geschaad door of bij de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthouder (de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mail: commission@privacycommission.be, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35), onverminderd elke andere mogelijkheid tot het aantekenen van een administratief beroep of het instellen van een voorziening in rechte.

Het gebruik van cookies

Tijdens een bezoek aan de site kunnen ‘cookies’ op de harde schijf van uw computer geplaatst worden en dit enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Uw internetbrowser laat u toe dat u het gebruik van cookies verhindert, dat u een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat u de cookies nadien van uw harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van uw internetbrowser.

Google Analytics

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op Uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over Uw gebruik van de website (met inbegrip van Uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.